什么是SharePoint
SharePoint是微软Microsoft 365商务版中的协作平台,支持团队在线管理档案、分享资讯。它有两种版本:
- 云端版:资料存放于微软服务器,用户可通过浏览器访问。
- 本地版:企业自行架设服务器,需专业人员维护,成本较高。
本文以云端版为主要示范环境。
如何开始使用SharePoint
- 注册试用:微软提供一个月免费试用,最多支持25位用户。
- 帐号创建:通过输入Email帐号,创建微软商务版账户,填写个人及公司资料。
- 管理员设定:命名管理员帐号,确定专属网域(默认onmicrosoft.com后缀,后续可绑定专属域名)。
- 设置支付信息及两阶段认证,保障账号安全。
团队成员管理
- 进入系统管理中心,加入成员并设定姓名、用户名。
- 用户默认获得临时密码,首次登录需修改。
- 后续成员新增或密码重设,可在Active Users进行。
SharePoint网站类型及建立
- 小组网站:专为团队协作设计,具群组邮箱、共同日历与文件空间。
- 通讯网站:作为公司内部公告栏,员工多为只读权限。
示例:为志工发展部建立小组网站,并设置为私人访问。
网站自定义
- 更换外观主题、调整字体颜色。
- 上传自定义背景图及Logo,提高专业形象。
- 编辑网站首页布局,添加文字、图片、图像艺廊等组件,提升视觉效果。
网站权限管理
- 权限分为“拥有者”和“成员”两个级别。
- 拥有者可全面管理网站内容及用户权限。
- 通过网站首页右上角“成员”按钮随时调整权限或增删成员。
多页面与导航栏管理
- 可新增页面发布不同内容。
- 手动编辑侧边栏导航,添加新页面链接,便于访问。
- 删除导览栏项目不会删除网页本身。
群组邮箱与日历功能
- SharePoint自动配置团队共同邮箱,邮件群发团队成员。
- 需管理员开启外部邮件传入权限,方可接收外部邮件。
- 添加团队行事历至侧边栏,实现行程共享。
文件库功能详解
- 文件上传便捷,支持拖拽上传及Office桌面版另存为。
- 文件共享功能允许设置访问权限,多人在线协作编辑。
- 版本历史记录保障资料安全,可回溯恢复。
- 利用中继资料标签更有效分类文件,提高文件检索效率。
- 创建并保存多种“检视”,快速筛选和浏览文件。
多媒体文件库管理
- 建立专属“媒体”文件库存放图片和视频。
- 支持缩略图及多种浏览模式,提高媒体浏览体验。
清单功能应用
- 创建任务或资料清单,支持多种栏位类型(文字、下拉单选、日期等)。
- 清单支持多视图模式,如版面分组、行事历视图,提升任务跟踪。
- 清单可与微软Forms表单整合,自动汇入资料,配合自动化邮件通知流程。
协作笔记本
- 类似多人协作的Word笔记本,用于会议纪要、工作流程记录等共享内容。
与Teams的整合
- 可将SharePoint网站内容钉选至Teams频道标签中,便于统一沟通与资料访问。详细指导可参见Creating Custom Agents with Microsoft 365 Co-Pilot: A Step-by-Step Guide,进一步了解如何构建和整合高效协作工具。
移动端应用
- SharePoint移动App支持帐号登录,随时随地访问文件库、清单及网站内容。
结语
本文通过实际示范详细介绍了SharePoint云端版的核心功能与使用方法,帮助团队打造高效的线上协作环境,提升组织运营效率。如需了解更多微软云端开发与应用技巧,欢迎参阅Complete Microsoft Azure Developer Associate (AZ-204) Study Guide以拓展您的云端服务能力。
希望对您顺利导入与运用SharePoint有所裨益。
嗨,大家好 今天我们要来聊聊 SharePoint 它是 Microsoft 365 商务版中的一个协作平台
可以让团队成员 在线上共同管理档案和分享资讯 SharePoint 有分成两个版本
一个是「云端版」 也就是把资料存放在微软的伺服器 用户只要打开浏览器就能够直接使用
而另一个则是由公司自己架设伺服器来运行 SharePoint 而这通常需要专业的资讯人员来进行建置与维护 成本和技术门槛会比较高
那今天的教学 我们是以目前最主流的「云端版」作为主要的示范环境 如果你没有商务版的帐号也没有关系
因为微软有提供一个月的免费试用期 让你有充裕的时间去探索 SharePoint 的各项功能 那在试用期间
我们最多可以设定 25 位免费的用户 然后你可以选择是要采用较优惠的年订阅方案 还是没有绑约
随时可取消的月租模式 接着你可以输入自己平常使用的 Email 信箱 如果你输入的 Email 是一般常见的免费个人信箱
系统就会引导你建立一个全新的微软商务版帐号 然后你可以在下一页填写个人和公司的基本资料 譬如我们的故事主角叫做王小明
服务于一个叫「晨桥教育基金会」的机构 该机构主要致力于为偏乡学校与社区 提供稳定且长期的教育资源
好,那在下一页 我们要来设定使用者的名称 譬如你可以输入 admin
代表这是系统管理者的专用帐号 然后你可以把公司或团队的英文名称写在后面 作为初始的专属网域
那这个网域一开始会有个 onmicrosoft.com 的结尾 也就是说系统管理员的帐号 看起来会像是这个样子
不过这只是一个暂时性的过渡方案 之后你仍可以在管理介面 购买和绑定专属的网域
让公司对外的联络窗口 能呈现更专业的形象 好,那接下来我们需要填写信用卡的付款资讯
不过在这一个月的试用期间 微软不会收取任何费用 因此我们可以放心地填写
而为了提升帐户的安全性 系统还需要我们设定两阶段的认证 而这边我们只要照着画面中的说明
在手机安装微软的验证应用程式 并完成验证的程序 最后就会来到系统管理中心的页面
而这边首要的任务 就是要把团队中的其他成员全部拉进来 我们需要逐一设定每位成员的姓名和使用者名称
这些名称配上公司的网域 就成为了他们登入 Microsoft 365 的帐号 点击「继续」
再按下「完成」就 OK 了 而之后如果还需要新增或管理团队成员 你可以进入 Active Users 的页面
在这里你可以为一般成员重设密码 或是想要新增使用者的话 你可以到左上角点击 Add a User
在预设情况下 系统会自动替新用户产生一组临时的密码 并会在用户首次登入时
要求将密码做个变更 好,那小明所在的基金会 目前正面临一个棘手的挑战
随着志工人数的增加 过去用 Email 传档案 和使用 Line 群组传达消息的方式
已跟不上组织成长的速度 因此小明决定全面导入 SharePoint 作为志工发展部的数位协作平台
那首先小明需要为志工发展部 建立一个网站作为部门的统一入口 值得注意的是
SharePoint 的网站并不是面向一般大众的官网 而是公司内部的数位工作空间 同时 SharePoint 的网站又分成两种类型
其中「小组网站」 是专门为团队协作而设计的 它会为整个团队建立一个专属的群组信箱
共同的行事历 和一同存取档案的空间 而「通讯网站」则比较像是公司内部的数位公布栏
主要是让少数管理者发布最新消息或重要公告 大多数的员工一般只有阅读的权限 那这里小明选择了「小组网站」
此时系统会提供一些内建的设计范本 而为了方便探索和熟悉 SharePoint 的功能 小明选择了最简单的「标准小组」
点击「使用范本」 接着再输入「晨桥志工发展部」作为网站的名称 而在底下小明可以自定一个群组的电子邮件信箱
之后其它部门的同仁 只要寄到这个 Email 地址 所有志工发展部的成员
就都会收到这一封信 好,由于这个网站的使用对象 主要是「志工发展部」的同仁
所以隐私权的部分这里就设为「私人」而非「公用」 然后小明就可以把同部门的同事一个一个拉进来 而在加入的过程中
小明必须针对每位伙伴 设定合适的权限 其中「成员」
只能进行一般的网站内容编辑 例如新增或删除文章 而「拥有者」则具有网站的完整控制权
像是改变网站的外观 以及新增或移除使用者等 那这些设定并不是永久绑死的
之后团队编制如果有任何的异动 你可以在首页的右上角点击「成员」 就能在侧边栏轻松调整每位伙伴的权限级别
也可以点击「新增成员」 来将新到职的同事加入到小组的网站 而除了人员的管理之外
如果日后需要修改这个小组网站的基础配置 小明可以到右上角点击齿轮的图示 然后选择「网站资讯」
在这个面板内 小明不但可以变更网站的名称 也可以调整它的隐私层级
此外如果这个网站已完成阶段性的任务 不再需要使用时 你也可以在底下找到「删除网站」的选项
好,网站建立后 小明觉得目前的首页看起来太过制式 难以凸显志工发展部的特色
因此他打开「变更外观」的页面 准备来调整一下网站的视觉设计 那在「布景主题」的分类中
小明可以自由挑选符合组织形象的颜色与字体 而在标题的设定中 小明可以弹性调整网站页首的显示高度
如果想要替换页首的背景 小明可以在底下点击「新增影像」 这样就能将页首套用事先准备好的背景图档
最后小明再将页面卷下来 准备上传基金会的 Logo 如此小组网站看起来就更加专业
且更具有识别度啰 好,那在首页 你会看到一个专门用来发布最新消息的区块
它的功能类似公司内部的部落格或数位公布栏 很适合用来传达部门的重要公告 于是小明打算利用这个功能
发布一篇新的贴文 向大家宣布志工发展部的 SharePoint 平台已经正式上线 并且在标题下方贴上事先写好的文章
而在上方的工具列 你可以看到一些常见的编辑功能 像是调整段落的行距
或是加大段落前、后的距离等 而最后为了让这则公告在视觉上更具吸引力 小明替文章加上了一张专属的页首背景图
然后按下「张贴并传送」 这样当我们再次回到小组网站的首页时 就能看到小明刚发布的文章啰
好,除了贴文这个区块之外 目前这个首页还有一些其它的网页元素 像是快速连结
近期活动和文件库等 这些内容都可以根据实际需求来进行客制化的修改 那 SharePoint 的网页基本上是由两种元素所组成
一个是 Section (区段) 它就像网页的底层骨架 负责划分版面的基本结构
而另一个元素是 Web Parts (网页组件) 主要是用来展示特定的资料或内容 那小明如果想要重新编排这些元素
他可以到右上角点击「编辑」按钮 进入所谓的「编辑模式」 然后他可以把滑鼠移到那些用不到的组件上方
点击垃圾桶的图示 就能轻松将它们从目前的网页中移除 好,那目前画面中的这个区段
实际上是由两个栏位所组成的 你可以在侧边栏调整栏位的数量和宽度比例 甚至也可以将它还原成单栏的模式
那接着小明在目前区段的下方 另外新增了一个双栏的区段 并且在左栏插入一个「文字」的组件
方便贴上更多文字的内容 使网页资讯更加完整 至于右侧的空栏
小明打算放一张此次志工部活动的照片 除了一般的静态影像之外 SharePoint 其实还内建了许多别具特色的网页组件
例如「图像艺廊」 允许使用者一口气上传多张图档 并能依据需求选择不同的版面配置
那这边我先关闭「标题」的显示 然后套用「浮动切换」的设计 它能将影像转换成能左右滑动的幻灯片
使网页的视觉效果能显得更加丰富生动 那所有的图文排版和内容都确认无误之后 小明只需点击右上角的「重新发布」
首页就会立即显示最新的设计内容啰 好,目前这个小组网站只有一个首页 如果小明想要另外建立一个页面
用来放置其它资讯的话 他可以执行「新增页面」的指令 并同样选择一个设计范本
最后再输入页面的标题和内容 并点击「发布」就 OK 了 不过此时小明发现一个问题
就是这个「志工培训指南」并没有显示在侧边栏 如此会导致员工不容易找到这个页面 而要解决这个问题
小明可以把这一页的网址先复制起来 然后到左下角点击「编辑」 进入侧边栏的编辑模式
然后小明就可以将游标移到想要插入的位置 并点击滑鼠 来将刚复制的网址贴到旁边的文字框内
接着再输入想要显示的按钮名称 那侧边栏的按钮位置都是可以手动调整的 因此小明可以把「志工培训指南」移到一个显著的位置
最后再按下「储存」按钮就 OK 了 那假设过了一段时间 这份培训指南已经过时
不再需要放在小组的网站 那么小明可以重新进入导览列的编辑模式 点击该项目的选单
并选择「移除」 这样导览列中就不会再显示这个页面的捷径 不过要注意这个动作只是把连结拿掉
网页本身仍存在于网站的空间之中 如果想要把这个页面彻底删除 小明需要把它勾选起来
再到上方点击「删除」按钮就 OK 啰 好,那小组网站在建立时 SharePoint 也为团队自动产生了一个专属的 Outlook 信箱
只要公司内部的同仁将邮件寄到这个地址 志工发展部的成员就都能收到这一封 Email 只是系统为了防范垃圾邮件
预设情况下来自于公司外部的 Email 会被自动拦截 因此小明如果想要把部门信箱提供给一般民众 方便他们来信询问志工服务的细节
小明必须回到「系统管理」的页面 在 Teams 的分页中找到「志工发展部」的群组 并且在「设定」的标签中
勾选「让外部人员传送电子邮件给此团队」 如此一来 如果有人来信询问志工招募的事宜
志工发展部的同仁就能收到这一封信啰 好,除了群组信箱之外 SharePoint 也为整个团队配置了一个共同的行事历
只是这个行事历预设并不会显示在 SharePoint 的导览列 为了让大家能更方便地查看行程 小明再次进入导览列的编辑模式
在想要插入的位置点击 + 号 并且从下拉选单中选择「行事历」 如此一来
小组成员就能从侧边栏 轻松查看团队最近有什么行程啰 好,说到 SharePoint 最核心的功能
就不能不提到「文件库」 「文件库」就像是团队的云端资料中心 所有的工作档案都能集中放在这里
方便大家存取与分享 而要在文件库新增资料非常地简单 小明只要把电脑中的档案直接拖曳到网页
就能迅速完成上传的作业 或着你如果刚好在使用桌面版的 Office 软体 你也可以在「档案」页面中执行「另存新档」
来将正在编辑的文件一键储存到 SharePoint 完全不需要切换视窗或手动搬移档案 文件库最大的功能亮点
就是它提供了一个非常方便的共享机制 假设小明需要请同事协助确认某份报告 他只要到右上角启用「共用」功能
并且输入收件者的 Email 地址 就能快速将存取权限分享给对方 甚至两个人可以同时在同一份文件上进行即时的编辑
不需要透过电子邮件来回地寄送档案 而如果在多人修改的过程中 不小心改错了资料或发生意外的内容覆盖
小明也能利用「版本历程记录」的功能 快速检视每一次的变更细节 并轻松将档案还原到先前正确的状态
为团队协作提供了极大的安全保障 那随著文件库里的档案愈来愈多 要在茫茫档海中找出需要的文件
就变成了一项不小的挑战 为了解决这个问题 小明决定在文件库加入所谓的中继资料
也就是用一些特殊标签来描述档案的属性 使用户能更有效率地替文件进行分类 举例来说
小明建立了一个下拉选单式的栏位 打算将所有文件依照「适用对象」来作分类 分别是「新进志工」
「资深志工」以及「督导人员」 点击「储存」 然后小明又建立了另一个栏位
用来描述文件的「状态」 即说明文件是处于「草稿」 「审核中」
还是已定案的「正式版」 栏位设定好后 小明就可以到上方点击「在方格检视中编辑」的按钮
如此文件就会变成类似 Excel 表格的编辑模式 让小明能快速地为每一份档案 填写对应的标签属性
输入完毕后 只要点击「离开方格检视」 就能回到原本的视窗啰
好,所以小明现在有多种方式 来寻找特定的档案 譬如他可以直接透过上方的搜寻栏
输入关键字来寻找文件的名称 或是使用档案类型的按钮 快速筛选出 Word 文件或 Excel 试算表等
而如果需要更精确的搜寻结果 小明可以针对刚建立的中继资料进行多重的筛选 譬如找出所有适用于「新进员工」的「正式版」文件
并且将修改时间的排序方式设为「从新到旧」 如此一来 小明就能从筛选结果中
快速找出最新版的目标文件了 那这个筛选功能虽然非常地好用 但每次寻找文件时都要重新设定一次条件
难免会觉得有些麻烦 因此小明决定在文件库 新增所谓的「检视」
让团队成员能快速找出所需的文件 至于条件的部分就跟刚才一样 对象是「新进员工」
而文件的状态是「正式版」 接着再从该标签的选单内 执行「储存检视」就 OK 了
那依照同样的逻辑 小明还可以依据需求来建立其它的检视 譬如让团队成员能快速找出
状态仍处在「草稿」或「审核中」的文件 然后同样执行「储存检视」 透过这个方式
未来团队成员只需在左上角切换不同的检视名称 就能快速查看不同的资料群组 而如果之后某个检视不再需要用到了
只要从标签选单内执行「删除」指令 就能轻松将它移除掉啰 好,那志工发展部在历年举办的活动中
累积了数量庞大的照片与影片 只是将这些影像纪录 跟一般的工作档案放在同一个文件库的话
可能会造成分类和管理上的混乱 对此小明决定在网站中建立第二个专属的文件库 用来存放所有的媒体档案
文件库的名称就叫做「媒体」 然后小明把电脑中的所有活动照片全部选取起来 拖曳到网页画面来进行上传
那预设的清单模式 显然不适合用来浏览图片 因此小明利用右上角的功能选单
将显示模式切换成「砖」 使照片以缩图的形式整齐呈现 如有需要
小明也可以在媒体库内建立新的资料夹 进一步区分不同主题的活动纪录 如此在查找照片时就会变得更加方便啰
好,虽然我们可以在 SharePoint 的文件库 建立 Excel 试算表来整理资料 但如果你需要的是一个
能让整个团队同时线上协作 且适合用来追踪任务进度的表格 那么「清单」这项功能绝对是更合适的选择
举例来说 小明打算建立一个名为「志工招募追踪」的新清单 同时他为这个清单设计了几个专属的栏位
首先是「志工姓名」 然后第二栏是志工的联络电话 再下来第三个栏位是一个下拉选单
主要是用来标注志工的报名梯次 分别是第一 第二和第三
而最后一个栏位的资料类型是「日期和时间」 它的用途是记录志工的面试日期 而当所有栏位都设定完成后
小明同样可以点击上方的「在方格检视中编辑」 如此小明就可以把所有志工的资料 依序建档输入到清单之中
相较于一般的 Excel 「清单」更胜一筹的地方 在于它也能像「文件库」那样
可以根据需求建立各种不同的检视模式 例如小明建立了一个检视叫做「依梯次分类」 呈现的方式为「版面」
并且指定用「梯次」作为名单分组的依据 点击「建立」 如此一来
所有志工就会依照报名的梯次 整齐排列在不同的直栏之中 甚至我们也能用滑鼠拖曳的方式
来移动这些卡片 除此之外 小明还另外建立了一个「志工面试」的检视
类型为「行事历」 版面配置则采用「月」 点击「建立」
如此志工团的成员就能透过月历的视角 轻松掌握所有即将到来的面试排程啰 好,那「清单」本身还隐藏了一个非常实用的功能
就是它能与「表单」进行完美的整合 举例来说 之前基金会的志工
在申请偏乡教学所需的物资时 都是依赖 Email 夹带电子档来回传递 不但容易发生漏信的情况
而且后续的资料汇整也是一项浩大的工程 为了解决这个问题 小明决定动手建立一个名为「物资需求申请」的线上表单
而在表单标题的旁边 小明可以上传基金会的 Logo 并且在标题底下写了一段简短的描述
协助大家了解这份申请单的用途 那在题目的设计上 小明一共规划了四个栏位
第一个是申请人的姓名 然后第二栏是采用单选题的形式 让填表者选择需求物资的类别
包含了数位设备 学习文具和图书绘本 如有需要
也可以将表单内的题目设为「必填」 再来第三个栏位 是用来接收「数字」类型的资料
即申请需求物资的「数量」 然后最后一个栏位 则是请填表者输入期望送达的日期
栏位全部建立完毕后 小明只要到右上角点击「传送表单」 就能取得表单的填写连结
而申请人只要打开这个连结 就可以透过表单来提交物资需求的申请 而且当表单资料送出的那一刻
资料就会自动汇入 SharePoint 完全不需要透过人工来逐笔建档 更酷的是
小明还能为这个表单建立自动化的工作流程 举例来说 小明可以设定只要有人提交了新表单资料
而且申请类别刚好是属于单价较高的「数位设备」时 系统就会自动发送一封 Email 来通知小明 好,我们来实际测试看看
我在表单内把物资类别设为「数位设备」 然后点击底下的「提交」按钮 如此小明的信箱
就会顺利收到一封由系统自动代发的通知信喔 好,如果我们把「清单」比喻成团队共用的 Excel 那么位于导览列中的「笔记本」
就如同是一个协作版的 Word 笔记本很适合用来存放需要多人共同维护的会议纪录 工作流程和讨论草稿等
譬如小明可以在第一页写下第一周的讨论事项与决议 然后再新增一个页面 用来记录第二周的开会重点
而这些笔记 只要是团队内的成员 都可以随时进来查看
并补充自己的想法与建议喔 好,如果你的团队平时重度仰赖 Teams 来进行日常的沟通 那么你可以考虑把 SharePoint 直接串接到 Teams 里面
你只要点击左下角的「与 Teams 连线」 然后就可以选择 要把小组网站中的哪些内容
钉选成 Teams 频道的页签 例如刚才我们建立的两个清单 以及「文件库」中所有的 Word 档和试算表等
最后再到底部点击「新增 Teams」 连线建立好后 你就可以从左上角的主选单
开启 Teams 的应用程式 而此时你会看到 侧边栏有多了一个「志工发展部」的专属频道
点击打开之后 你就可以在聊天视窗内直接开启 SharePoint 的网站页面啰 OK,SharePoint 除了能在电脑上操作之外
它也有提供专属的行动版 App 小明只要前往 App Store 下载并安装好 SharePoint 之后 就可以使用自己的微软帐号进行登入
那小明可以在手机开启「志工发展部」的小组网站 同时他也可以透过左上角的选单 展开网站的导览目录
如此无论是要存取文件库中的档案 或是即时检视各项任务的清单 通通都能在手机上轻松搞定喔
好,那今天关于 SharePoint 的介绍 我们就聊到这边 那我们就下回再见啰
拜拜
SharePoint云端版是微软Microsoft 365商务版中的团队协作平台,支持用户通过浏览器在线管理档案、分享资讯和协同工作。它将资料存放在微软服务器,无需企业自行维护服务器,降低IT成本,便于远程协作。
用户可以通过微软提供的一个月免费试用注册,最多支持25位用户。注册时需输入Email创建微软商务版账户,填写个人及公司资料,并设定管理员帐号与专属网域,完成支付信息和两阶段认证以保障账号安全。
管理员可在系统管理中心加入团队成员并设定姓名、用户名。成员首次登录需修改临时密码。网站权限分为拥有者和成员两级,拥有者拥有全面管理权限,可随时通过网站右上角“成员”按钮调整权限或增删成员,确保团队协作安全有序。
SharePoint提供小组网站和通讯网站两种主要类型。小组网站适合团队协作,拥有群组邮箱、共享日历及文件空间;通讯网站则主要作为公司内部公告栏,员工多为只读权限。可根据团队需求选择合适的网站类型。
文件库支持便捷上传(拖拽及Office桌面版另存为)、多人在线协作编辑、访问权限设置和版本历史记录,保障资料安全。此外,通过中继资料标签和多种检视模式,用户可以高效分类和快速检索文件,提高工作效率。
SharePoint清单支持创建任务或资料清单,含多种栏位类型(如文字、下拉选项、日期等),且支持多视图模式(如版面分组、行事历视图)方便任务跟踪。结合微软Forms表单自动导入数据和自动化邮件通知,实现流程自动化管理。
SharePoint网站内容可钉选至Teams频道标签,实现统一沟通与资料访问。其移动App支持账号登录,让用户随时随地访问文件库、清单及网站内容,方便远程办公与协作,提升团队灵活性和响应速度。
Heads up!
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